Arbete på distans

Bra virtuella möten för bra samarbete på distans

To the course
Har du känt dig lite ensam och bortkopplad från kollegorna när ni jobbar på distans? Du märker kanske att ni glider ifrån varandra när ni inte längre ses ansikte-mot-ansikte. Eller har du ett team där ni sitter i olika länder? Är det då lättare att känna samhörighet med de du träffar fysiskt ibland? Att jobba virtuellt med sitt team, alltså att ses över digitala medier såsom video, telefon eller chatt, har både sina fördelar och utmaningar.  I Coronatiderna slängdes många in i virtuellt teamarbete över en dag och fick uppleva utmaningarna med att mötas virtuellt. Tröttheten efter en hel dag med videomöten. Frustrationen över en annan mötesdeltagares tangentbordsknapper när den glömt stänga av mikrofonen.Virtuellt teamarbete kräver att vi kommunicerar på ett annat sätt. I en sammanställning över forskningen kring att leda virtuella team tar psykologiprofessor Guide Hertel och hans kollegor upp utmaningen med att kommunicera när vi inte kan ses ansikte-mot-ansikte. Det finns en ökad risk för missförstånd när vi möts på ett annat sätt än vi är vana vid, och där vi inte kan läsa av kroppsspråk och känslolägen lika lätt.Virtuella möten är ett viktigt kommunikationsforum för virtuella team. Att hålla bra virtuella möten är att skapa en bra virtuell arbetsmiljö. För precis som ingen ska behöva sitta i en för bullrig arbetsmiljö - så ska väl ingen behöva känna sig omotiverad för man inte förstår tekniken eller oengagerad för att man inte är helt säker på syftet med mötet är?Bra virtuella möten blir hållpunkterna för samarbetet i det virtuella teamet. Rätt utförda kan de stärka både sammanhållningen i teamet och öka produktiviteten!

Trygga relationer och struktur för effektiva virtuella team

To the course
“Jag gjorde en rolig grej i helgen!”*tystnad*“Jo… jag badade, första doppet i år haha…” *tystnad**En gul tumme upp dyker upp i rutan som representerar din kollega*Hur behåller vi relationerna på jobbet? Och hur är det att skapa nya relationer virtuellt, med mikrofon och webbkamera? Ganska jobbigt. Det är svårt att läsa av om det är läge att berätta om sin helg, eller om mötets agenda är det som ska avhandlas. När vi inte längre ser varandra, ansikte mot ansikte, gör avsaknaden av icke-verbal kommunikation att sociala interaktioner blir utmanande. Det som en gång var självklart kräver nu eftertanke. Hur påverkar det teamets effektivitet? Hur ska man prioritera för att behålla ett produktivt team och samtidigt se till att alla trivs i gruppen?Det är svåra frågor som många ledare säkert ställer sig själva. 2016 publicerades en forskningsöversikt som kollade på vad som skapar tillit i virtuella team, och vilken roll relationer har när teammedlemmarna inte träffas ansikte mot ansikte. I fysiska team kommer tillit och trygghet av tillitsbeteenden, exempelvis att be om hjälp eller berätta om ett misstag. Forskarna fann att i virtuella team kan tillitsbeteenden till viss del ersättas av dokumentation. Teorin är att dokumentationen av interaktioner ger en känsla av trygghet, då man kan gå tillbaka och se vad som sades eller skrevs.Men detta tar inte bort människors behov av social interaktion och trygga relationer på jobbet. Samma forskningsöversikt trycker på vikten av samarbete i virtuella team. För ett lyckat samarbete krävs trygga relationer och tillit till samarbetspartners.I den här kursen får du träna på att hålla en tydlig struktur på jobbet och samtidigt bygga trygga virtuella relationer till dina kollegor, här är en kort sammanfattning:Tips 1: När ska vi prata om helgen? Virtuella möten blir lätt stökiga och otydliga. Många har strukturerat dessa möten på ett sätt som gör att de blir effektiva men som gör att det sociala stängs ute. Ett socialt vårdande alternativ är att dela upp mötet i en social, trevlig del och en effektiv, arbetsorienterad del.Tips 2: Utmaningen ger sammanhållning på distans. När vi jobbar i ett team utan fysisk kontakt kan samarbete och sammanhållning bli svårt. Med en gemensam utmaning kan ni stärka sammanhållningen.Tips 3:Bli en hemlig kompis som boostar motivation. En viktig funktion av relationer på jobbet är uppmuntrande och positiv feedback. Forskningen har visat flera positiva effekter som ökad motivation, höjd prestation och stärkt samarbete!Tips 4: Be om hjälp och öka tilliten. Hjälpsamma beteenden på arbetsplatsen skapar en kultur där kollegor samarbetar bättre. Detta kan både öka jobbtillfredsställelsen och effektiviteten.Om du vill prova dessa tips, och inte bara läsa, klicka på “starta kurs” så får du ett träningstips i veckan!

Tillit på distans med virtuell konflikthantering

To the course
Känns det som att alla i teamet inte riktigt är ombord? Att vissa står kvar med ena foten på stranden och funderar på om de verkligen ska kliva i båten och ge sig ut på den gemensamma resan? Att inte träffa sina teammedlemmar som vanligt gör att energin går ned. Den gemensamma riktningen blir diffusare. Digitala möten gör oss hårdare i kommunikationen, missförstånd och irritation ökar distansen. Gemenskapen och samhörigheten med sitt team och med bolaget minskar. Den kortsiktiga risken är att det blir svårare att ta på sig företagshatten. Man vågar inte sätta sig i båten och ro ut, utan man vill veta kostnader och vinst för en själv först. Den långsiktiga risken är att medarbetare lämnar för de inte känner en tillhörighet till teamet eller organisationen. För att vi ska våga kliva ombord i en liten roddbåt och ge oss ut i dimman så vill vi veta att båtfärden är säker. Vi kanske vill veta att sjön är så pass liten att det tar max 1 timme att ro över den, eller att det finns nödraketer i fören. Vi behöver också kunna lita på att andra beter sig sjövettigt, så ingen ställer sig upp och börjar gunga båten mitt på sjön så att vi alla riskerar att drutta i. På samma sätt behöver jag som teammedlem känna en trygghet i att det finns riktlinjer, och lita på att riktlinjerna följs av alla. Först då känner jag psykologisk trygghet och vågar kliva ned i båten och helhjärtat ro ut tillsammans med mitt team. Så hur kan du skapa denna trygghet? I denna kurs kommer du att få fyra psykologiska träningstips för att förhindra att gnissel och konflikter ska uppstå, men också vad du ska göra om en konflikt faktiskt blossar upp.Det första träningstipset handlar om att lyfta upp teamets spelregler så att alla i teamet kan känna trygghet. Det kan ni göra genom att skapa ett gemensamt teamkontrakt. Det andra tipset hjälper er hitta var gnissel kan uppstå i teamarbetet idag - så att ni enkelt kan lösa problem tidigt och förhindra att det eskalerar till en konflikt. Träningstips nummer tre handlar om tillitskulturen i teamet. Litar vi på de andra teammedlemmarna, då vågar vi kliva i båten. Det fjärde träningstipset ger ett verktyg för konfliktlösning i virtuella team. Hur tar vi de där svåra samtalen på distans?

Ta svåra samtal på distans

To the course
Tycker du det är extra svårt att ta de svåra samtalen när kommunikationen sker på distans? Oavsett om de svåra samtalen handlar om att lämna ett svårt besked, ge konstruktiv feedback eller hantera en konflikter blir samtalet bättre om personen känner sig sedd och förstådd. Kanske har du hört någon säga “jag ger den här kritiken med ett gott hjärta, med intentionen att hjälpa dig”.Enligt docenten och forskaren Thomas Jordan vid Göteborgs universitet som är expert på konflikthantering uppstår konflikter när personer har olika önskemål i en situation. När personerna upplever att deras önskemål blockeras väcks frustration. Det finns sällan bara en orsak till att en konflikt uppstår, och frustrationen kanske inte riktas mot den orsaken som kan vara lösningen. Att lösa en konflikt, eller leverera kritik med önskan om att en person ska ändra sitt beteende kräver en gemensam syn på vad som är problemet och en lösning som tillgodoser alla inblandades önskemål på något sätt. Här blir det viktigt att lyssna och bekräfta varandra, så att samtalet utvecklas och inte hamnar i ett dödläge. Just att lyssna är ju extra svårt när man inte kan träffas. Så hur kan man göra? I den här kursen får du fyra träningstips med förslag vad du kan göra för att lyckas mötas känslomässigt också på distans, hur du kan ta upp gnissel tidigt innan det exploderar till en konflikt samt hur du kan göra om en konflikt uppstår.

Lika tydliga roller på distans som ett fotbollslag

To the course
“Det är match i helgen. Här har du en lista på vem som har vilken roll”. Du läser listan, Rachel är vänsterback, Stina är högerinner, Leire högerytter osv. “Ska vi inte träna på att spela ihop?” frågar du tränaren. “Nej nej, här har du ju en tydlig rollbeskrivning av vem som gör vad.”Att allt du gör på jobbet skulle få plats på ett A4-papper eller två är väl rätt osannolikt? Ändå är det lätt att luras att tro att arbetsroller och ansvarsområden är tydligt definierade eftersom vi har rollbeskrivningar. Dessa dokument är dock av översiktlig karaktär. För att samarbetet ska flyta smidigt behöver vi bli mer specifika. Det räcker inte med att veta att Rachel är vänsterbacken, du behöver veta hur hon bäst tar passningar eller hur snabbt hon springer, för att avgöra i ett skarpt läge om du ska passa till henne eller någon annan i laget.Att tydliggöra roller och ansvarsområden löpande i arbetet innebär att givet den unika situationen ni befinner er i, det här projektet, med den här gruppen och just den här tiden prata om vem som gör vad. Görs inte det regelbundet finns det risk för missförstånd “jag trodde du skulle göra det?”, som kan eskalera till konflikter “hen smiter alltid från sina uppgifter!” och uppgifter kan falla mellan stolar. Det blir också svårt att hålla varandra ansvariga “hur går det med x?”, “jag behöver rapporten nu, varför har du inte skickat den än?”, om vi inte är 100% på att det faktiskt är personens ansvarsområde. Team som arbetar på distans får färre spontana tillfällen att prata om roller. Därför kan det vara klokt att mer strukturerat ta upp roller och ansvarsfördelningar gruppmedlemmar emellan. Här kommer fyra tips hur du kan jobba med att tydliggöra roller på distans i ditt team.Starta kursen så får du ett tips i veckan mejlat till dig på måndagar. 

Fatta grejen med att fatta beslut på distans

To the course
Du loggar in på ett möte med din chef och närmaste medarbetare. Ganska snart in på mötet märker du att beslut verkar ha tagits innan mötet. En mejltråd verkar ha pågått innan mötet som du inte har varit involverad i. Mötet fortsätter och du får fråga flera gånger när beslutet togs, var informationen finns att hitta eller vem som varit involverad i beslutet. Du känner kanske en förvirring, kanske en känsla av utanförskap, kanske irritation eller ilska. Det du känner är något vi psykologer kallar för kontrollförlust. En obehaglig känsla som vi gärna vill bli av med. När vi människor upplever kontrollförlust vill vi göra det vi kan för att återfå den. Ibland kan det leda till att vi handlar riktigt tokigt. Vi kan börja baktala kollegor, strunta i arbetsuppgifter eller aktivt sträva emot teamets mål. För att undvika att denna typ av agerande ska hända dig eller ditt team är det centralt att ha ett inkluderande och öppet beslutsfattande i organisationen. Detta kan både försvåras och underlättas av distansarbete. Dr. Kristina L. Guo har tagit fram en stegvis process för beslutsfattande: DECIDE. Modellen är ursprungligen utvecklad för att hjälpa chefer inom hälsosektorn att ta effektiva beslut och består av sex steg: D (Define the problem), E (Establish the criteria), C (Consider all the alternatives), I (Identify the best alternative), (Develop and implement a plan of action), E (Evaluate and monitor the solution and feedback when necessary). I den här kursen får du träningstips baserade på varje steg anpassade efter distansarbete. Tipsen kommer direkt till din mejlkorg varje måndag i sex veckor framöver. Förhoppningsvis kommer dessa hjälpa dig att inkludera hela teamet i beslutsfattande, även om ni arbetar på distans, och på så sätt ta bättre beslut. 

(Åter)skapa den psykologiska tryggheten på distans

To the course
Distansarbete är det nya normala för många av oss. är När facket Vision skickade ut en undersökning till 5000 av sina medlemmar svarade 63 procent att de tror att de kommer jobba mer hemifrån även efter pandemins slut. Hemarbetet verkar alltså inte vara någon fluga. Det kommer säkerligen ta många år innan vi kan förstå effekten som omställningen till distansarbete haft på oss men något vi kan ana är att det har inverkan på den psykologiska tryggheten. Psykologisk trygghet handlar om att våga ta en personlig risk - till exempel säga vad vi tycker eller be om hjälp - utan att riskera skäll eller sociala sanktioner. Och här är forskningen tydlig - team med hög psykologisk trygghet presterar bättre. När vi ska säga något som tar emot att uttrycka - kanske ställa en “dum” fråga, berätta om att vi gjort fel, att vi inte hinner, att arbetsbelastningen är för hög, komma med en kontroversiell idé eller något annat av känsligare karaktär vill vi kanske gärna ha kontroll på läget. Vi vill se hur det vi uttrycker mottas och inte bli missförstådda. Som du kanske förstår är det här distansarbete och psykologisk trygghet krockar. Distansarbete innebär mindre möjligheter att se hur andra reagerar på det vi säger, mindre socialt stöd i form av instämmande nickningar eller medkännande blickar från andra sidan bordet och en högre risk för missförstånd när icke-verbala signaler blir färre och yttre distraktioner (till exempel husdjur på tangentbordet) fler. Det skapas alltså en ännu högre tröskel för att våga ta den där personliga risken. I väntan på att tekniken blir bättre, att vi vänjer oss eller kanske jobbar mer på plats kan vi se till att aktivt jobba på den psykologiska tryggheten. Den här kursen innehåller fyra tips som alla handlar om just trygghet. Det första tipset handlar om att identifiera de tillfällen där ni faktiskt känt den där tryggheten. Det andra tipset handlar om att föra upp gruppens distansarbete-misstag till ytan. Det tredje tipset handlar om att våga prata om höga krav på jobbet och det fjärde tipset handlar om att kunna hålla i trygga diskussioner. Vare sig ni vill skapa eller återskapa den psykologiska tryggheten i teamet så ger den här kursen enkla och konkreta tips på hur ni kan närma er en arbetsplats där de personliga riskerna inte känns lika riskfyllda att ta. 

Psychological training tips

Get Habitud Pro to see more tips