Mer tid med tidssatt agenda

Skriv en agenda för mötet med tydliga punkter vad mötet kommer handla om. Bestäm hur lång tid varje punkt får ta och skriv det bredvid varje punkt.
Läs mer...
Lyckligare på jobbet

Mer tid med tidssatt agenda

Bra! Nu har du något att utgå ifrån för att lära dig strukturera ännu bättre möten!

Att tidssätta agendan fyller  två funktioner. Det blir lättare för dig som mötesledare att märka om ni riskerar att dra över tiden på en punkt. Ni kan då besluta att gå vidare eller att stanna kvar och prioritera bort en annan punkt. Det underlättar också för mötesdeltagarna att förstå punktens omfattning, och hur pass mycket de behöver förbereda sig.

Och här är den fullständiga referensen till studien som detta tips bygger på: Geimer, J. L., Leach, D. J., DeSimone, J. A., Rogelberg, S. G., & Warr, P. B. (2015). Meetings at work: Perceived effectiveness and recommended improvements. Journal of Business Research, 68(9).
Nej nu hann vi inte med punkten om hur vi ska utveckla vår hemsida. Vi skjuter den till nästa vecka. Igen. I en studie på möteseffektivitet med deltagare från 41 olika länder tyckte mindre än hälften att möten var ett effektivt sätt att använda tiden. En anledning var att mötesledaren inte lyckades strukturera mötet på ett bra sätt. Den kanske viktigaste faktorn för bra mötesstruktur är en bra agenda. Punkterna som står på agendan ska vara relevanta för mötets syfte, och bäst besvaras på detta möte. För varje punkt är det tydligt vad målet är med den punkten (är det en informations-, besluts- eller diskussionspunkt?). En tidssatt agenda gör att ni märker om ni drar över tiden på en punkt och behöver prioritera om. Det underlättar också för mötesdeltagarna att förstå varje punkts omfattning. Skicka ut agendan i mötesinbjudan i god tid så att deltagarna hinner förbereda sig.