Bra virtuella möten för bra samarbete på distans
Brita Helleberg
Kul att du vill träna på att bli ännu bättre på att hålla virtuella möten!
Du kommer att få konkreta tips på förberedelse inför mötet. Grundträningen off-season är det som bygger upp idrottaren att prestera på tävling. Förberedelsen av mötet avgör förutsättningarna för hur bra mötet blir. Ta dig därför tid att formulera syfte och mål för mötet i träningstipset “Mål med mötet ger mening”. I träningstipset “Mer tid med tidsatt agenda” lär du dig ett superknep för att effektivisera mötestiden.
Ingen fotbollsmatch utan regler. På samma sätt behövs spelregler för det virtuella mötet, du får lära dig mer i “Bra virtuell arbetsmiljö med spelregler för mötet”. Det skapar trygghet och minskar teknikstress. Du får faktiskt ett smakprov redan nu! Denna bild kan du skicka ut till deltagarna innan mötet, kanske redan i inbjudan? Så vet de hur de ska bete sig. En vill ju gärna veta om det finns ett uppvärmningsområde vid tävlingen eller om man ska ta med sig egen utrustning.
När ni är på plats är det bara att köra! Eller? Teamet behöver nog samla sitt fokus. Som pepptalken fotbollslagen gör innan de kliver in på plan. Varför är vi här? Vad är vårt fokus? Med träningstipset “Närvarande möte med check-in” får du tips på bra mötes-check in för alla er som inte kan stå i en cirkel och göra raketen.
Att leda ett virtuellt möte kräver mer aktivitet från den som håller mötet. Den behöver ställa fler frågor och lägga mer energi på att lyssna av svaren, för att få fram samma information som om teamet hade setts fysiskt. Då kan det vara skönt att ta hjälp av den digital moderator som håller extra koll på exempelvis frågor i chatten och fördelar ordet rättvist. Så att du som leder mötet kan ha ditt fokus på innehållet! “Bestäm en digital moderator” är det sista träningstipset i denna kurs.
Här får du en översikt över dessa tips och några fler att ha som en checklista för dig själv när du förbereder och genomför virtuella möten.
Lycka till - nu kör vi!
Ingen fotbollsmatch utan regler. På samma sätt behövs spelregler för det virtuella mötet, du får lära dig mer i “Bra virtuell arbetsmiljö med spelregler för mötet”. Det skapar trygghet och minskar teknikstress. Du får faktiskt ett smakprov redan nu! Denna bild kan du skicka ut till deltagarna innan mötet, kanske redan i inbjudan? Så vet de hur de ska bete sig. En vill ju gärna veta om det finns ett uppvärmningsområde vid tävlingen eller om man ska ta med sig egen utrustning.
När ni är på plats är det bara att köra! Eller? Teamet behöver nog samla sitt fokus. Som pepptalken fotbollslagen gör innan de kliver in på plan. Varför är vi här? Vad är vårt fokus? Med träningstipset “Närvarande möte med check-in” får du tips på bra mötes-check in för alla er som inte kan stå i en cirkel och göra raketen.
Att leda ett virtuellt möte kräver mer aktivitet från den som håller mötet. Den behöver ställa fler frågor och lägga mer energi på att lyssna av svaren, för att få fram samma information som om teamet hade setts fysiskt. Då kan det vara skönt att ta hjälp av den digital moderator som håller extra koll på exempelvis frågor i chatten och fördelar ordet rättvist. Så att du som leder mötet kan ha ditt fokus på innehållet! “Bestäm en digital moderator” är det sista träningstipset i denna kurs.
Här får du en översikt över dessa tips och några fler att ha som en checklista för dig själv när du förbereder och genomför virtuella möten.
Lycka till - nu kör vi!
Har du känt dig lite ensam och bortkopplad från kollegorna när ni jobbar på distans? Du märker kanske att ni glider ifrån varandra när ni inte längre ses ansikte-mot-ansikte. Eller har du ett team där ni sitter i olika länder? Är det då lättare att känna samhörighet med de du träffar fysiskt ibland?
Att jobba virtuellt med sitt team, alltså att ses över digitala medier såsom video, telefon eller chatt, har både sina fördelar och utmaningar.
I Coronatiderna slängdes många in i virtuellt teamarbete över en dag och fick uppleva utmaningarna med att mötas virtuellt. Tröttheten efter en hel dag med videomöten. Frustrationen över en annan mötesdeltagares tangentbordsknapper när den glömt stänga av mikrofonen.
Virtuellt teamarbete kräver att vi kommunicerar på ett annat sätt. I en sammanställning över forskningen kring att leda virtuella team tar psykologiprofessor Guide Hertel och hans kollegor upp utmaningen med att kommunicera när vi inte kan ses ansikte-mot-ansikte. Det finns en ökad risk för missförstånd när vi möts på ett annat sätt än vi är vana vid, och där vi inte kan läsa av kroppsspråk och känslolägen lika lätt.
Virtuella möten är ett viktigt kommunikationsforum för virtuella team. Att hålla bra virtuella möten är att skapa en bra virtuell arbetsmiljö. För precis som ingen ska behöva sitta i en för bullrig arbetsmiljö - så ska väl ingen behöva känna sig omotiverad för man inte förstår tekniken eller oengagerad för att man inte är helt säker på syftet med mötet är?
Bra virtuella möten blir hållpunkterna för samarbetet i det virtuella teamet. Rätt utförda kan de stärka både sammanhållningen i teamet och öka produktiviteten!
Vill du inte längre fortsätta kursen? Du kan avanmäla dig när du vill.